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Les photocopieurs font partie intégrante de la vie d’entreprise. Que vous ayez besoin d’eux pour imprimer quelques documents au quotidien ou que ce soit pour imprimer et scanner un grand volume de documents, il est inévitable de posséder une imprimante pour une entreprise.
L’achat est une des méthodes les plus simples pour s’équiper de ce genre de machine. Si votre entreprise ne possède pas les fonds nécessaires à l’acquisition d’un nouveau photocopieur, il serait peut-être une bonne idée d’envisager la location de photocopieur.

Louer un photocopieur

Cette option est la plus flexible afin d’obtenir un photocopieur dans les plus brefs délais. Elle est souvent utilisée dans les situations suivantes:
Un événement: une convention, un festival, une conférence commerciale, une présentation ou pour toute autre occasion où vous avez besoin d’imprimer une grande quantité de documents et ne souhaitez pas dépendre d’un tiers pour cette tâche. Louer une imprimante vous permet d’avoir des impressions de qualité et une plus grande flexibilité que posséder une machine.

Photocopieur 11
Période de surproduction: pendant les périodes de bilans comptables, de reportings annuels, les audits de mi-trimestre ou des projets marketing, votre niveau d’impression peut drastiquement augmenter et occuper vos employés donc louer une imprimante vous offrira plus de flexibilité que de chercher à en acheter une dans ces périodes.
Une fois vos besoins en terme de photocopieurs ciblés, les fournisseurs vous laisseront choisir parmi une grande variété d’imprimantes multifonctions, fax et photocopieurs de petit ou grand volume. Les choix proposés incluent souvent la livraison, l’installation, la formation, les accessoires et fournitures ou encore la maintenance.

La location d’un photocopieur

Les entreprises qui offrent un service de location de photocopieur proposent souvent des contrats à moyen-terme entre quelques mois et plusieurs années.
La principale différence entre la location et l’achat est que la location offre une plus grande flexibilité notamment sur les contrats renouvelable d’un mois sur l’autre. Ceux-ci peuvent être rompus relativement rapidement (généralement sous 30 jours dépendant des conditions de chaque fournisseur).

Photocopieur -entretien -re ́parationUne autre des différences est que le paiement des contrats mensuels est basé sur un nombre prédéterminé de pages incluant le service après-vente donc la maintenance, les consommables (toners, cartouches etc.). La location devient moins coûteuse que l’achat quand la période dépasse un certains nombre de mois.
Ce genre de contrat convient parfaitement aux entreprises qui recherchent un photocopieur pour plus de quelques semaines mais moins d’un certain nombre d’années.

Louer un photocopieur comprend souvent l’entretien et les réparations en tout genre de celui-ci, ce qui élimine toutes dépenses imprévues. De plus, votre fournisseur peut couvrir les besoins en consommables comme l’encre (ou encore le papier, mais ceux-ci est rarement inclu).

Un autre avantage de la location et l’option “upgrade” qui permet de passer à un modèle supérieur. C’est une option très intéressante quand on voit la vitesse à laquelle les nouveaux modèles informatiques et multimédias arrivent sur le marché. Cela rend bien vite les modèles achetés obsolètes et donc la location vous permet de rester à la pointe de la technologie au contraire de l’achat qui vous oblige à vous trouver une solution pour vous débarasser de votre ancien matériel avant d’investir à nouveau.

Pour une jeune entreprise, louer un photocopieur est peut être même la seule option. Avec un capital limité, les start-ups préfèrent certainement investir dans d’autres postes dans le but de survivre et de se développer, or acheter un photocopieur pourrait avoir un gros impact sur le budget de l’entreprise. A l’inverse louer un photocopieur permet l’acquisition d’une machine plus sophistiquée et de meilleure qualité que celle que l’entreprise pourrait acheter avec ses moyens. De cette façon, une entreprise peut donc profiter des bénéfices d’une machines aux fonctions avancées tout en ayant le minimum de risques et de dépenses.

Prendre un photocopieur en leasing

Un leasing pour un photocopieur est un contrat de location avec option d’achat souvent une période comprise entre 6 mois et 5 ans. Cette option correspond parfaitement aux petites entreprises qui ne peuvent tout simplement pas du tout envisager l’achat, mais aussi bien aux grandes entreprises qui préfèrent avoir la prise en charge du service après-vente et de la maintenance par le fournisseur.

Quand opter pour le leasing?

Si vous êtes sûr que votre entreprise peut couvrir les mensualités d’un leasing pour l’entière durée du contrat, le leasing de photocopieur est la méthode pour laquelle opter. Cette option propose un grand nombre de bénéfices, notamment, il permet de conserver son capital initial.

Pourquoi ne pas opter pour un leasing?

Quel -photocopieur -choisir

Lorsque l’on est une nouvelle entreprise, on cherche à s’établir sur le long-terme, il peut donc sembler être une mauvaise idée de se lancer dans un contrat de ce genre. De plus, il se peut que vous n’ayez pas besoin d’un contrat de ce genre du tout. Il faut analyser et estimer son volume d’impression avant de tirer des conclusions hâtives. Si votre entreprise imprime moins de 700 copies par mois, il est certainement plus intéressant pour vous d’investir dans une petite unité du genre photocopieur multifonctions qui sera amplement suffisant pour satisfaire vos besoins.

Ce qu’il ne faut pas oublier sur les photocopieurs

Comme dit précédemment, il vous faut estimer vos besoins en terme de photocopieur. La plupart des contrats de leasing propose des machines pouvant imprimer entre 5 000 et 50 000 copies par mois. Si votre volume d’impression est inférieur à cela, il est certainement plus judicieux d’opter pour un plus petit modèle. A l’inverse, si votre estimation excède ce volume, il serait peut-être mieux d’investir dans un modèle plus performant afin de répondre au mieux à vos attentes.

Evaluer vos besoins vous permettra de lister les caractéristiques dont vous avez besoin pour votre futur photocopieur. En effet, mettre en place ces évaluations vous permettra d’éviter de choisir un modèle avec des options qui ne vous serviront pas et pour lesquelles vous paierez un supplément. A l’inverse, cette analyse vous permet aussi de vous rendre compte des réels besoins de votre entreprise et donc vous faire réaliser que vous avez par exemple besoin d’un plus gros réservoir à papier.

Il est important aussi de penser à son secteur d’activité. En effet, certains fournisseurs offrent des remises et rabais ou certaines offres spéciales pour les entreprises du secteur public ou encore des organisations à but non lucratif, des fondations etc. Soyez sûr d’explorer tous les fournisseurs potentiels pour être certain de choisir la meilleure option possible.

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