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Dernière mise à jour: 01. septembre 2017

Guide rapide à la caisse enregistreuse obligatoire

Georges Pompidou disait que "la fraude est à l'impôt ce que l'ombre est à l'homme". Depuis quelques temps, l’État a décidé d’intervenir pour démentir cette déclaration et s’est lancé dans une guerre à la fraude fiscale. Avec l’article 88 de la Loi des Finances 2016, Bercy a donc commencé sa lutte contre la fraude à la TVA.

Selon la Commission Européenne, le détournement du système fiscal de la part des commerçants coûte à l’État environ 14 milliard d’euros. L’évitement de cet impôt est doublement problématique pour l’État parce que cela fournit aux patrons les moyens liquides pour faire recours au travail au noir.

C’est pourquoi l’article 88 introduit l’impératif pour les commerçants français de s’équiper d’une caisse enregistreuse obligatoire. Plus précisément, la loi rend obligatoire l'utilisation d’un logiciel de caisse sécurisé avant le 1er janvier 2018. « Sécurisé » signifie que la caisse enregistreuse obligatoire 2018 doit respecter trois conditions dictées par l’État: inaltérabilité ; sécurisation ; conservation et archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Infographie Caisse Obligatoire

<div style="clear:both"><a href="https://www.market-inspector.fr/blog/2016/10/guide-rapide-%C3%A0-la-caisse-enregistreuse-obligatoire"><img src="https://www.market-inspector.fr/media/2200390/infographie_caisse_obligatoire_770x4004.jpg" width="770" title="Infographie Caisse Obligatoire" alt="Infographie Caisse Obligatoire" border="0" /></a></div>

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Faire la clarté sur l'article 88 et la caisse enregistreuse obligatoire

Cette nouvelle norme sur les caisses rend-t-elle la caisse enregistreuse obligatoire ou pas ? Environ 500.000 commerces seront affectés par la nouvelle réglementation sur la caisse enregistreuse obligatoire 2018. Si vous êtes assujettis à la TVA, votre magasin ou restaurant fait partie de ce groupe.

En cas de contrôle, vous serez tenus à fournir tous vos Z de caisse quotidiens, les copies des tickets de caisse des derniers 6 ans et les bandes de caisse qui permettent de contrôler quels articles ont été vendus, à quel prix, en quelle quantité et comment les clients ont payé (liquide, carte ou chèque).

Ces données devront être fournies sous forme de FEC (Fichier des Écritures Comptables), qui peut être généré directement par le logiciel de caisse obligatoire sécurisé ou par un expert en comptabilité. La caisse enregistreuse obligatoire rend donc bien entendu toutes ces formalités bien plus simples.

Alors, caisse enregistreuse obligatoire ou pas ?

Officiellement, l’État ne sanctionnera pas l’absence d’une caisse enregistreuse à l’intérieur de votre activité. D’ailleurs, l’objectif de cette loi est d’arrêter la vente et la diffusion de systèmes de caisses enregistreuses qui permettent la dissimulation des recettes encaissées.

La loi sur la caisse enregistreuse obligatoire 2018 ne rend donc pas obligatoire de disposer d'une caisse enregistreuse, mais, si vous en avez une, elle doit être sécurisée. Par contre, les commerçants s’exposent au risque de sanctions s’ils ne sont pas capables d’afficher tous les tickets Z, c’est-à-dire s’ils ne présentent pas de fichier FEC lors des contrôles.

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Caisse enregistreuse obligatoire ou pas, les commerçants qui ne disposent pas de caisse enregistreuse doivent pouvoir fournir les écritures de caisse quotidiennes complètes de toutes les informations reportées dans le fichier FEC. Ceci requiert beaucoup de temps et des connaissances solides en matière de comptabilité. C'est pour cette raison que l'on considère la caisse enregistreuse sécurisée comme obligatoire : qui n’est pas expert en comptabilité, c’est-à-dire la plupart des commerçants, sera obligé à se convertir aux caisses sécurisées.

Il est donc vivement conseillé à tous, pour éviter les sanctions, de se doter d’un logiciel de caisse fiable. De cette façon, au moment des contrôles, il vous suffira de présenter une attestation d’homologation du programme installé et de fournir les données sauvegardées dans la caisse pour ne pas payer d’amendes. Facile, rapide et sans risques, la caisse enregistreuse, obligatoire ou pas, offre plein d'avantages.

L’utilisation d’un logiciel non sécurisé et non certifié comportera une amende pouvant aller jusqu’à 7.500 € par caisse. Les commerçants sanctionnés auront ensuite à disposition une période de 60 jours pour se régulariser et éviter des sanctions ultérieures. Ceux qui ne s'équiperont pas d'une caisse enregistreuse obligatoire pendant cette période recevront une deuxième amende de 5.000 €.

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S'assurer de la conformité d'une caisse enregistreuse obligatoire

Avez-vous des doutes par rapport à la conformité de votre système caisse? Si vous:
· réalisez votre comptabilité avec des tableaux Excel
· rédigez vos factures à la main
· n’avez pas mis à jour votre logiciel de caisse
· utilisez un logiciel libre/gratuit
· vous ne calculez pas votre solde journalier

ou bien si votre logiciel ne laisse pas de traces dans votre comptabilité quand vous:
· dissimulez des opérations après leur enregistrement
· réalisez un abandon de saisie de vente
· supprimez une ligne d’un ticket en cours de saisie
· travaillez sur une date différente que celle du jour
· annulez tout ou partie d’un ticket encaissé ou en modifiez les fichiers de données

alors vous êtes tenus à vous mettre en conformité avant le 1er décembre 2018. Si vous ne voulez pas acheter une caisse enregistreuse obligatoire 2018, vous risquez d'être condamnés à une forte amende. En tout cas, on vous conseille de consulter votre comptable si vous avez des doutes au regard de la conformité de votre système caisse obligatoire 2018.

 

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Caisse enregistreuse obligatoire 2018 : se mettre en conformité

Vous pouvez choisir entre deux modalités pour vous mettre en conformité :

1. acheter un logiciel de caisse certifié par un organisme accrédité ou par une attestation officielle délivrée par l’éditeur ;
2. si vous disposez déjà d’un logiciel de caisse, une simple mise à jour devrait suffire.

Pour être conforme face à la loi caisse enregistreuse obligatoire 2018, l’important est que vous disposiez d’un certificat d’homologation à présenter au moment des contrôles car une affirmation de conformité sans certificat n'est pas reconnue par la nouvelle norme. Malheureusement, encore aucun organisme n’a été accrédité pour la remise des certificats de conformité des caisses enregistreuses obligatoires 2018. En conséquence, à ce moment-là, le seul document qui peut certifier la conformité est l’auto-certification de l’éditeur du logiciel.

L’auto-certification est un document très important car elle transfère toute responsabilité légale à l’éditeur. Les éditeurs qui mettent en vente des logiciels permettant l’altération ou la suppression de données sans préserver les données originales seront passibles d’amendes à partir de 2018.

Infocert, société de certification indépendante, est en train de collaborer avec différents acteurs de l’encaissement pour développer un certificat de conformité des logiciels de caisse enregistreuse obligatoires connu comme NF525. La version définitive de cette certification de caisse enregistreuse NF525 devrait être disponible avant la fin d’année 2016. Les éditeurs auront donc la possibilité de faire auditer leur logiciel par un organisme externe indépendant (Infocert) et d’obtenir cette certification (NF525) qui leur permettra de justifier auprès de l’administration la fiabilité et l’intégrité des données enregistrées.

La norme de caisse enregistreuse NF525 a déjà été adoptée par plusieurs producteurs de caisse enregistreuses et logiciels de caisse connus dans le secteur, comme JDC SA et Atoo (éditeur du logiciel LEO2). Il faut quand même signaler le fait que cette certification n’est pas mentionnée dans l’article 88 de la loi des Finances 2016. Il ne s’agit donc pas d’une certification officielle de l’État pour la caisse enregistreuse obligatoire, et cette certification n’est pas obligatoire, ni la seule possible, plutôt la norme NF525 est en train de s’imposer comme norme du secteur.

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Transformer les contraintes en opportunités

Une caisse tactile obligatoire qui respecte la nouvelle réglementation a un coût d’environ 1500 € HT mais peut coûter jusqu’à 3500 € HT si c’est une caisse enregistreuse NF525. Si vous disposez déjà d’une caisse tactile, s’adapter à la nouvelle loi va vous coûter beaucoup moins, surtout si vous n’avez besoin que d’une mise à jour de votre logiciel, qui peut vous coûter entre 190 et 290 €. En tout cas, investir dans une nouvelle caisse enregistreuse obligatoire va vous coûter beaucoup moins que risquer de payer 7500 € d’amende.

Alors que certains accusent l’État de vouloir la mort du petit commerce, se doter d’une caisse enregistreuse obligatoire permet aux commerces d’augmenter la productivité et aux patrons d’augmenter le contrôle. En effet, une caisse enregistreuse tactile ne sert pas seulement à faciliter la tenue de la comptabilité, mais offre un grand nombre de fonctionnalités pour aider les commerçants dans leur activité.

Si vous aussi êtes affectés par la loi de la caisse enregistreuse obligatoire 2018 et vous recherchez des solutions pas chères, ou si vous ne disposez pas du temps pour trouver la meilleure solution pour votre commerce, remplissez le formulaire de contact de Market Inspector et vous receverez quatre offres de devis personnalisées, gratuitement et sans obligations.

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