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Dernière mise à jour: 11. juin 2017

La géolocalisation en entreprise et les conséquences de la réglementation Européenne

Nouvelles directives Européennes pour la protection des données

Dès le 25 mai 2018, le nouveau règlement européen sur la protection des données adoptée en Avril 2016 entrera en vigueur, et devrait permettre aux citoyens européens de reprendre le contrôle sur leurs données personnelles notamment celles liées à la géolocalisation.

Loin d’une loi restrictive, ce texte veut avant tout établir plus de transparence quant à la possible réutilisation des données personnelles des utilisateurs, notamment à des fins commerciales comme les publicités ciblées en fonction de la géolocalisation.

Si ce nouveau règlement est surtout destiné à l’utilisation du tracker GPS servant à la géolocalisation des smartphones qui n’était jusque là peu ou pas contrôlée, en remplaçant l’actuelle loi sur la protection des données personnelles adoptée en 1995, et en complétant l’ancienne loi sur la géolocalisation au travail, il va obliger grand nombre d’entreprises françaises utilisant des systèmes de géolocalisation de véhicules à se mettre à jour.

GPS-Voiture

Les organismes publics sont concernés, mais ce sont surtout les entreprises opérant dans un secteur nécessitant la géolocalisation régulière et systématique de leurs employés (suivi de flottes de véhicules via l’utilisation d’un tracker GPS par exemple) qui vont devoir fournir les plus grands efforts pour s’adapter à ce nouveau règlement.

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Géolocalisation en entreprise : 6 points pour être en règle en 2018

La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) a mis en place une série de six mesures assurant la protection des données personnelles des employés qui seront obligatoires dès l’entrée en vigueur de ce nouveau règlement, notamment dans le cadre de la géolocalisation en entreprise:

La désignation d’un pilote :

Les entreprises devront désigner un délégué à la protection des données au sein de l’entreprise, sorte d’intermédiaire entre l’entreprise et la CNIL.

Ce nouveau délégué aura un rôle proche de votre ex “Correspondant Informatiques et Libertés” (CIL), il existe d'ores et déjà des programmes de mise à niveau pour les CIL actuels.

Ce délégué sera chargé de contrôler en interne la bonne application du nouveau règlement, sorte d'intermédiaire entre la CNIL et l’entreprise.

La cartographie des différents traitements de données personnelles :

Les entreprises devront recenser de manière précise leur différents traitements de données.

Elles devront détailler les différentes catégories de données traitées, leur finalité (suivi de flotte par exemple), les acteurs traitant ces données (sous traitants par exemple) ainsi que le lieu et la durée de leur hébergement.

La priorisation des actions à mener :

Les entreprises devront identifier les traitements de données pouvant avoir un impact sur les libertés individuelles de leurs salariés (par exemple une société utilisant un système de géolocalisation en entreprise)

Dès lors, les entreprises devront concentrer leurs actions sur ces traitements en particulier dans l’optique d'empiéter le moins possible sur les libertés individuelles de chacun, lors de l’utilisation de traceurs GPS par exemple.

Geolocalisation -Camion

Les études d’impact sur la protection des données (PIA) :

Prioritaires à toute mise en place de traitement susceptible d’avoir un impact important sur les droits et libertés des personnes concernées (comme la mise en place de trackers GPS pour la géolocalisation de véhicules en entreprise), ces études permettront de mieux gérer les risques liés aux traitements de données personnelles.

L’organisation de processus internes garantissant la protection des données :

Ces processus devront détailler les procédures à suivre en cas d'événement affectant les traitements de données personnelles de l’entreprise, en cas de faille de sécurité, de changement de prestataire, ou encore de cyberattaque.

Ce nouveau règlement propose aussi un nouveau droit à “l’effacement”, permettant à un individu de demander la suppression de toutes ses données personnelles présentes dans la base de données de l’entreprise.

La constitution d’un dossier documentaire prouvant la conformité au règlement.

Comprenant principalement les contrats avec les différents sous traitant, et les preuves d’accords entre les employés sujets à la collecte de données et l’entreprise, ce document prouvera la conformité de votre entreprise face au nouveau règlement Européen.

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Les conséquences pour la géolocalisation en entreprise

Jusque là, les règles en matière de géolocalisation en entreprise étaient fondées sur la loi Informatique et Libertés de 1978, et sur la loi du 7 Octobre 2016 encadrant la géolocalisation de véhicules d’entreprise.

Les entreprises utilisant un système de tracker GPS automobile auront donc moins de mal à s’adapter aux nouvelles directives Européennes que celles utilisant la localisation de téléphone (application utilisant un système de géolocalisation).

Pour les entreprises utilisant la géolocalisation dans une optique de suivi de flotte de véhicules, l’employeur devra se soumettre aux nouvelles recommandations de la CNIL (désignation d’un délégué à la protection des données, PIA, …).

Néanmoins les entreprises utilisant un suivi de flotte de véhicules étaient déjà soumises à certaines de ces nouvelles mesures avec la loi sur la géolocalisation de véhicules d’entreprise de 2016.

Le suivi de flotte de véhicule devait déjà être justifié, que ce soit pour la géolocalisation des marchandises, ou le contrôle du temps de travail, et il était déjà spécifié qu’elles ne pouvaient en aucun cas utiliser les données récoltées par le dispositif pour sanctionner une faute de leurs salariés (excès de vitesse par exemple).

De plus la CNIL recommandait déjà aux employeurs de donner aux salariés utilisant un véhicule équipé d’un tracker automobile dans un cadre privé en plus du cadre professionnel (voiture de fonction par exemple), la possibilité de désactiver le tracker GPS du véhicule, évitant la géolocalisation des employés en dehors du processus de géolocalisation en entreprise.

Il est en revanche important que les sociétés ayant recours à des sous traitants pour leur système de géolocalisation de véhicules fassent attention à ce que ces nouvelles directives Européennes sur la protection des données personnelles soient bien respectées, car ce nouveau règlement apporte aussi un nouveau lot de sanctions pour les entreprises.

Geolocalisation -Flotte

La géolocalisation en entreprise et les sanctions applicables en 2018

Le vote de ce règlement a mené à la création d’un Comité européen de la protection des données, nouvelle autorité dans l’interprétation de ce règlement.

Le non respect de ce nouveau règlement par une entreprise utilisant la géolocalisation en entreprise pourra donner lieu à de nouvelles sanctions financières.

Celles ci pouvant allant jusqu’à 4% du chiffre d’affaire annuel mondial de l’entreprise, alors qu’elles ne pouvait dépasser 300 000 euros avant l’application de ce nouveau règlement (avec la loi du 7 Octobre 2016 encadrant la géolocalisation en entreprise).

Pour des délits moins graves, ou une méconnaissance du règlement, les autorités de protection des données pourront prononcer un avertissement, ou suspendre les flux de données tant que l’entreprise de ne répondra pas aux nouvelles directives Européennes.

Bien que voté dans le cadre européen, ce nouveau règlement s’appliquera bien à toute entreprise même hors Europe, effectuant des transferts de données appartenant à des résidents européens.

Les transferts de données hors UE seront toujours autorisés, mais les responsables de traitement auront à encadrer plus sérieusement ces transferts, assurant une bonne protection des données personnelles de leurs utilisateurs.

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